8 módszer a biztonságos nyomtatásra Canon nyomtatókkal

A biztonságos nyomtatási megoldások használata a modern munkakörnyezetben már alapvető követelménynek számít. A hibrid munkavégzés és a hatékonyabb mobil megoldások iránti igény egyre inkább megköveteli a hálózatok és a csatlakoztatott eszközök – köztük a nyomtatók – biztonságos használatát.

Legyen szó számlák kinyomtatásáról, szerződések másolásáról vagy bizalmas dokumentumok beolvasásáról, a multifunkciós nyomtató továbbra is az iroda központi eleme. Ha a nyomtatók több felhasználó számára több helyszínen is elérhetőek, az kényelmesebbé teszi a vállalat munkáját, ugyanakkor növeli a kiberbiztonsági kockázatokat is.

Hogyan készítheted el a szükséges papíralapú másolatokat, miközben megvéded a bizalmas információkat, és fenntartod az általános adatbiztonságot?

Ahogy a Canon Europe termékmarketing-szakértője, Zubair Rahim kifejti, a legújabb Canon MAXIFY és PIXMA nyomtatók számos biztonságos nyomtatási funkcióval rendelkeznek. „Ha a MAXIFY GX termékcsalád nyomtatóinak valamelyikét használod, például a GX4040 és GX3040 otthoni irodai modelleket, vagy a GX5040, GX6040 és GX7040 kisebb irodai modelleket, akkor nemcsak a nagy nyomtatási kapacitást használhatod ki, hanem a magas szintű nyomtatási biztonságot is” – mondja Zubair.

Az általános adatvédelmi rendeletnek és az egyéb adatvédelmi szabályoknak való megfelelés világszerte azt jelenti, hogy a vállalatoknak biztosítaniuk kell a személyes adatok biztonságát és bizalmas kezelését. A nyomtatók potenciális biztonsági rést jelentenek, és lehetővé teszik a bizalmas adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést. Bár ez kevésbé függ a vállalat által használt hardvertől, és inkább az alkalmazott munkafolyamatokon múlik, a Canon legújabb nyomtatóiban számos olyan beépített funkció áll rendelkezésre, amelyek növelik a nyomtatásbiztonságot, és csökkentik az adatvédelmi követelmények megsértésének kockázatát.

Ebben a szakaszban kiemeljük a biztonságos nyomtatás és a bizalmas dokumentumok védelme érdekében megtehető legfontosabb lépéseket.

• Nyomtatás a felhőből és szkennelés a felhőbe biztonságosan, a Cloud Link szolgáltatáson keresztül
• Rendszergazdai jelszó beállítása
• Hozd ki a legtöbbet a távoli felhasználói felületből
• A feladatnapló ellenőrzése
• Fokozott biztonság az automatikus firmware-frissítésekkel
• Aktiváld az eredeti eltávolítására figyelmeztető emlékeztetőt
• Bélyegzőt/hátteret tartalmazó vízjel hozzáadása
• Biztonságos nyomtatás TLS 1.3-as titkosítással

A bizalmas adatok számítógépen vagy laptopon történő tárolása számos kockázati tényezőt rejt magában. Az eszközt ellophatják vagy feltörhetik, az adattároló hardver pedig meghibásodhat vagy megsérülhet. Az adatok és dokumentumok felhőben való tárolása további védelmi szintet biztosít, és biztonságos nyomtatást és szkennelést tesz lehetővé a népszerű felhőalapú szolgáltatásokon használatával a Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link szolgáltatáson keresztül.

„A Cloud Link a nyomtató képernyőjén keresztül érhető el, ha az adott készülék rendelkezik ilyennel, illetve okostelefonon a Canon PRINT alkalmazásban – magyarázza Zubair. – A szervezetek a Google Drive™, a Dropbox™, az Evernote® és a Microsoft OneDrive® megosztott fiókján belül központilag tárolhatják a dokumentumokat, így nincs szükség több példány helyi tárolására.”

A Google Classroom™ mostantól szintén a Cloud Link részét képezi. Ez a szolgáltatás lehetővé teszi a tanárok és a diákok számára, hogy megosztott dokumentumokat nyomtassanak ki, és közvetlenül a Google Drive mappába olvassanak be a nyomtatóról.

Ez az egyszerű és kényelmesen használható funkció lehetővé teszi rendszergazdai jelszó beállítását, amellyel korlátozható a hálózathoz csatlakoztatott Canon MAXIFY és PIXMA nyomtatókhoz való jogosulatlan hozzáférés. A rendszergazda legfeljebb 20 jogosult felhasználót konfigurálhat a nyomtatón, és mindegyikükhöz egyedi jelszót rendelhet hozzá. Jelszó nélkül a képernyő zárolva marad. Ennek segítségével biztosítható, hogy a nyomtatót ne használhassa, illetve a beállításait ne változtathassa meg bárki, aki fizikailag hozzáfér a nyomtatóhoz. „Ez egy különösen hasznos biztonsági funkció a nyilvános helyen található nyomtatóknál” – mondja Zubair. – Ez azt jelenti, hogy megadhatod az összes Wi-Fi- és LAN-beállítást, és mindezt zárolhatod a rendszergazdai jelszóval.

Saját magad szabályozhatod azt is, hogy az engedélyezett felhasználók milyen műveleteket jogosultak végrehajtani. Például megszabhatod, hogy csak fekete-fehér másolatot készíthessenek, vagy korlátozhatod a lapolvasási funkciókat, például az USB flash meghajtóra történő szkennelést (ha van ilyen), vagy a felhőhöz való hozzáférést a nyomtató képernyőjén keresztül.”

Amellett, hogy a nyomtatón engedélyezed a biztonságos nyomtatási funkciókat, a Canon távoli felhasználói felületén keresztül távolról is kezelheted a készüléket és a felhasználókat.

A távoli felhasználói felület közvetlenül, webböngészőben vagy a Canon PRINT alkalmazásban érhető el. A felület lehetővé teszi a nyomtatóbeállítások konfigurálását, a karbantartási feladatok elvégzését, és – leglényegesebb funkciójaként – a jelszavak módosítását, a hozzáférés korlátozását és a nyomtató biztonsági hitelesítési protokolljainak konfigurálását.

„Ezek a protokollok a távoli felhasználói felületen keresztül kezelhetők” – teszi hozzá Zubair. – Az AirPrint és a Bonjour beállításai, valamint az, hogy az emberek hogyan férhetnek hozzá a nyomtatóhoz, szintén módosíthatók. Ez akkor lehet hasznos, ha fix helyen tartózkodsz, legyen szó akár az irodáról, akár az otthonodról, és azt szeretnéd, hogy csak az adott helyen lévő felhasználók használják a nyomtatót. Ehhez korlátozhatod az IP-hozzáférést és a készülékhez történő csatlakozást úgy, hogy csak azokat az IP-címeket engedélyezed, amelyeket ismersz és amelyekben megbízol.”

Ha egy nyomtató rendszergazdájaként vagy fő felhasználójaként azt gyanítod, hogy valaki helytelenül használja a készüléket, vagy olyan időpontban fér hozzá, amikor erre nincs engedélye, a nyomtató feladatnaplójából megbizonyosodhatsz arról, mi is történt.

„Ebben a funkcióban egyszerűen a nyomtatási előzmények tekinthetők meg, ami lehetővé teszi, hogy nyomon kövess bármilyen szokatlan viselkedést a nyomtatással kapcsolatban – magyarázza Zubair. – Ha tehát szokatlan mennyiségű nyomtatási feladat történik, vagy olyan időszakban nyomtatnak, amikor senkinek sem kéne használnia a nyomtatót, akkor (ha beállítottál rendszergazdai jelszót) a feladatnapló a képernyőn is elérhető, természetesen csak olyan nyomtatók esetében, amelyek rendelkeznek ilyennel.”

Az okostelefon, a táblagép vagy a számítógép firmware-ének frissítése a modern élet rutinfeladata, és ezekhez az eszközökhöz hasonlóan időről-időre a nyomtatók esetében is számos frissítést tesznek elérhetővé.

Korábban a képernyőn megjelenő utasításokat kellett követi a legújabb firmware telepítéséhez, vagy magán a készüléken kellett ellenőrizni a nyomtató firmware-verzióját. A frissítést manuálisan is el lehetett végezni a távoli felhasználói felület segítségével, illetve a Canon támogatási oldalán volt ellenőrizhető, hogy adtak-e ki új verziót.

„A legújabb nyomtatók némelyike, például a Canon MAXIFY GX3040 és a Canon MAXIFY GX4040 automatikus firmware-frissítési funkcióval rendelkezik – hangsúlyozza Zubair. – Ezek a modellek már biztosítják, hogy mindig a legújabb frissítések legyenek telepítve.”

Az érzékeny információk védelme fontos szempont a multifunkciós nyomtató lapolvasó vagy másoló funkciójának használata során. Könnyű például véletlenül az üveglapon felejteni egy dokumentumot, amelyet később egy jogosulatlan személy megtalálhat.

A probléma megoldásához számos új Canon multifunkciós nyomtató lehetőséget biztosít arra, hogy emlékeztetőt állíts be, amely figyelmeztet az eredeti dokumentum eltávolítására.

„Ha ezt a funkciót bekapcsoljuk – magyarázza Zubair –, a nyomtató egy üzenetet jelenít meg a képernyőn, valamint körülbelül egy perccel azt követően, hogy az üveglapon hagytuk beolvasás vagy másolás után a dokumentumot, hangjelzést is ad.”

A Canon PIXMA és MAXIFY nyomtatók bélyegző-/háttérnyomtatási funkciója biztonságosabbá teszi a bizalmas dokumentumok nyomtatását.

„Szinte olyan, mintha vízjelet tennél a dokumentumra – mondja Zubair. – A bélyegző funkcióval egészen halvány szöveget vagy bittérképes bélyegzőt lehet nyomtatni a dokumentum tartalma mögé. Ehhez választható egy dátum, időpont vagy felhasználónév, így lehetővé téve például a dokumentum bizalmas jellegének kiemelését, valamint nyomon követhetők lesznek a hiányzó másolatok.”

A Transport Layer Security (TLS) titkosítási protokoll legújabb verziója gyorsabb, és nagyobb biztonságot nyújt a nyomtató és a router csatlakoztatása során. A Canon bevezette a TLS 1.3 támogatását a Canon MAXIFY GX4040 és GX3040 készülékekben.

„Az előző verzió – a TLS 1.2 – továbbra is biztonságos, és ez a leggyakrabban használt titkosítási protokoll a hálózatokban – mondja Zubair –, de annak érdekében, hogy biztosan készülékeink összhangban legyenek a modern eszközök által biztosított jobb titkosítással, bevezetjük a TLS 1.3 használatát.

Szemben a MAXIFY és PIXMA készülékeinkben bevezetett számos, manuálisan vezérelhető nyomtatásbiztonsági funkcióval, előfordulhat, hogy egyes felhasználók nem is tudnak az olyan funkciók létezéséről, mint a titkosításhoz használt TLS 1.3 protokoll vagy a WPA3-támogatás, amely javítja a kapcsolatot és a hálózat védelmét az olyan biztonsági kockázatokkal szemben, mint a lehallgatás és az identitáshamisítás. De a háttérben biztosítjuk ezeket a fejlesztéseket annak érdekében, hogy biztonságosabbá tegyük a nyomtatást.”

Ezekben az időben, amikor a folyamatos csatlakoztatottság mindenkit érint, fontos biztosítani a bizalmas információk védelmét. A Canon nyomtatók biztonsági funkciói segítségével gondoskodhatsz arról, hogy a nyomtatás a lehető legbiztonságosabb legyen, és a nyomtatott dokumentumokban szereplő információk biztonságban legyenek.



Szerző: Marcus Hawkins