KAPCSOLAT
Alakítsa át vállalkozását
DWF: cselekedjünk másként
DWF: cselekedjünk másként
A kihívás
A DWF LLP büszkélkedhet az Egyesült Királyság jogi iparágának egyik legnagyobb sikertörténetével, ugyanis egy kis, négyszemélyes cégből szinte pillanatok alatt egy több mint 2300 embert foglalkoztató, 13 nemzetközi irodával rendelkező vállalkozássá nőtte ki magát. A vállalat célja, hogy erre a sikerre építve, egyre feljebb és feljebb kapaszkodva a legjobb 15 cég közé kerüljön. Ez egy olyan célkitűzés, amely sokkal többről szól, mint kizárólag a pénzügyi teljesítményről.
Az ügyvezető és vezérigazgató, Andrew Leaitherland úgy véli: „A legnagyobb lehetőségünk, hogy másképp végezzük a dolgokat.” Ez a filozófia a vállalat három stratégiai céljának alapja: az ügyfelek jobb kiszolgálása, nagyobb nyereség elérése és olyan környezet biztosítása, amely vonzza a legjobb munkaerőt és amelyben a lehető legjobb teljesítményüket nyújthatják. Egy ilyen nagy papírigényű területen a nyomtatás és az információk digitális kezelése létfontosságú a célok eléréséhez.
„Az iparág már telítve van a hagyományos munkamódszerekkel” – mondja Janice Moores, a DWF szolgáltatásokért és beszerzésért felelős vezetője. „Komoly versenyelőnyt jelent, ha túl tudunk lépni a jogi iparágra jellemző idő- és erőforrás-igényes folyamatokon.” A DWF ezért úgy döntött, hogy digitalizálja alapvető üzleti folyamatait, és egy sokkal rugalmasabb munkakörnyezetet alakít ki. Gyakorlati szempontból ez úgy nézett ki, hogy évente mintegy 57 millió kinyomtatott oldal költségét, illetve az ekkora mennyiséggel járó összetettséget kellett kezelniük. A vállalatnak emellett az érzékeny ügyféladatok biztonságos kezelésére vonatkozó szigorú iparági előírásoknak is meg kell felelnie.
"A Canon vette a fáradságot, hogy megértse a szervezetünk egészének egyedi igényeit és a jövőképét, és a tanácsadásuk segített meghatározni azokat a területeket, ahol a technológia segíthet nekünk az intelligensebb munkavégzésben."
A Canon megoldása
A Canon a DWF-fel szorosan együttműködve kidolgozott egy új dokumentumstratégiát, ezzel teljesen felújítva az egész üzletre kiterjedő nyomtatási infrastruktúrát. Bevezette a dokumentumok mobil elérését, a mobil nyomtatást, illetve létrehozott egy digitális postázót, amely automatikusan digitalizálja és közvetlenül a címzett postafiókjába küldi az összes elküldött dokumentumot e-mailes formában. A személyzet munkájának rugalmasabbá tételére tervezett dokumentummegoldás, amely akár utazás közben vagy egy másik irodában lévő számítógépről is használható, egy biztonságos azonosító és feladatkiosztó rendszert is magában foglal az információbiztonság fokozása érdekében.
"A Canon arra ösztönzött minket, hogy tekintsünk az iparágra jellemző tipikus korlátok mögé, és számos bonyolult kérdést tett fel arról, hogy mit is szeretnénk elérni vállalkozásként. Együtt olyan dolgokat voltunk képesek véghezvinni, amelyeket más ügyvédi irodák nem tudtak elérni."
Eredmények
A vállalat digitális átalakulásának legnagyobb hatását valószínűleg a DWF alkalmazottai érezhették, akik most már rendelkeznek a hatékony munkavégzéshez szükséges eszközökkel, bárhonnan is dolgozzanak. Ez különbözteti meg a vállalatot versenytársaitól az ügyfeleknek nyújtott szolgáltatások tekintetében, magyarázza Moores: „Azzal, hogy felhasználóink bárhonnan hozzáférhetnek a fontos adatokhoz és üzleti folyamatokhoz, segítjük őket a hatékony munkavégzésben, illetve hogy még többet tegyenek ügyfeleinkért.”
Közelebb az otthonhoz – A DWF irodahelyisége egy sokkal együttműködőbb környezetté vált, mióta az új nyomtatási infrastruktúrával az ügyfelek távolról is dolgozhatnak, és a DWF irodáiban nyomtathatnak. Moores azt is hozzátette: „Ügyfeleink bármelyik irodánkba eljöhetnek, és úgy dolgozhatnak, mintha a sajátjukban lennének, és ez egy olyan dolog, amelyet semelyik másik ügyvédi iroda nem tud biztosítani.”
A Canon digitális postázó szolgáltatásának előnyei hasonlóan lenyűgözőek. A vállalaton belüli még zökkenőmentesebb információáramlás mellett a DWF számításai szerint ez a megoldás két év alatt megtérül, majd utána évente akár 1 millió £ költségmegtakarítást is eredményezhet.
A digitálisan tárolt, mentett és biztosított dokumentumokkal az adatkeresés és -archiválás módja is teljesen átalakult. Az alkalmazottak most már sokkal gyorsabban és hatékonyabban tudnak dolgozni, és a kisebb papírszükséglet hatalmas megtakarításokat eredményezett az irodákban, a fizikai tárolás költségei pedig több mint 50%-kal csökkentek.
Az innováció nem megy a biztonság rovására, sőt, a teljes megoldáskészlet megfelel az adatbiztonság-kezelés legszigorúbb nemzetközi szabványának, az ISO 27001-nek is. A környezetvédelmi célok nyomon követésének és jelentésének támogatásával sikerült csökkenteni a DWF szendioxid kibocsátását, és biztosítani, hogy a teljes vállalat megkapja az ISO 14001 minősítést.
Egyértelműen látható, hogy a megközelítés működik: 2014-ben a Financial Times Európa egyik leginnovatívabb cégének választotta a vállalatot. Moores ezzel zárta gondolatmenetét:
"Minden döntés és megoldás segített nekünk ügyfeleinknek kínált szolgáltatásaink és személyzetünk munkavégzésének javításában, illetve egy olyan környezet kialakításában, amely vonzza a legnagyobb tehetségeket. A Canon segített nekünk létrehozni egy teljesen zökkenőmentesen működő irodai környezetet a 13 irodánk között. Ennek köszönhetően már csak arra kell összpontosítanunk, hogy a lehető legjobb jogi tanácsadást nyújtsuk ügyfeleinknek, és biztosak vagyunk abban, hogy vállalkozásunk szakértők kezében van."
