Az automatizálás nem új jelenség. A nagyobb termelékenység iránti igény miatt az emberek olyan technológiákat fejlesztettek ki, amelyek révén segítség nélkül is el tudják végezni a feladatokat. Évszázadokon keresztül, a gőz szövőszéktől az autó-összeszerelő sorig, az automatizálás segített a dolgozókat mentesíteni a hétköznapi és ismétlődő feladatok alól, hogy hatékonyabbá tegye a munkahelyeket ¹.

Az irodai munkában azonban az automatizálás különböző formákat ölthet. Az irodai dolgozók információk létrehozásával és megosztásával teremtenek hozzáadott értéket – így ha ezt hatékonyabban tudják megtenni, az nagyban növeli a versenyképességet.

Nemrégiben egy kutatást végeztünk arról, hogyan változnak a munkahelyi folyamatok – beleértve azt is, hogy a szervezetek hogyan kezelik a dokumentumokat és az információkat –, és azt az eredményt kaptuk, hogy a szervezetek bár különböző módokon, de elkezdték alkalmazni az automatizálást. Ez viszont olyan előnyöket hozott magával, amelyek jóval túlmutatnak a hatékonyságon, például az ügyfélélmény javítása, valamint a biztonság és a megfelelőség fenntartása.

Ugyanakkor azt is láttuk, hogy sok vállalkozásnak nehézséget okoz az automatizálás egyszerűbb formáitól a fejlett típusok felé való elmozdulás. Ezért feltettük a kérdést: miért?

Bár az automatizálás már a világjárvány előtt is gyorsan növekvő iparág volt, az utóbbi években egyre nagyobb mértékben terjedt el: az üzleti folyamatok automatizálásának globális piaca a 2016-os 5,1 milliárd dollárról 2021-re 12,7 milliárd dollárra nőtt ². A világjárvány felgyorsította ezt a folyamatot, mivel számos vállalkozást arra késztetett, hogy működésük nagy részét digitalizálja³. A McKinsey szerint a technológiák átvétele körülbelül 25-ször gyorsabban történt, mint a világjárvány előtt ⁴.

Az eredmény? A vállalkozások jelentős lépéseket tettek a korábban figyelmen kívül hagyott üzleti funkciók, például az ügyfélszolgálat, a HR és a számlafeldolgozás automatizálása terén, amelyek olyan ismétlődő folyamatokat foglalnak magukban, amelyek jól automatizálhatók, még akkor is, ha sok szervezet korábban nem tudta ezt prioritásként kezelni.

A McKinsey azt is megállapította, hogy ezekkel az előrelépésekkel a hozzáállás az automatizálás költségcsökkentésre való felhasználásától a versenyelőny megszerzése irányába mozdult el⁵. Ahogy az automatizálás egyre fejlettebbé válik, és egyre összetettebb üzleti folyamatokra alkalmazzák, egyre több stratégiai előnnyel jár.

Kutatásunk során megkérdeztük az ITDM-eket az automatizálással kapcsolatos tapasztalataikról. Válaszaikból három kulcsfontosságú területet azonosítottunk, ahol következetesen előnyöket tapasztaltak:

Az automatizálással leggyakrabban összefüggésbe hozott előny a termelékenység, és ezt a kutatásunk is alátámasztotta. Az ITDM-ek 37%-a mondta azt, hogy ez lehetővé teszi a csapatok hatékonyabb munkavégzését, ami a legfontosabb előny.

Az ITDM-ek 32%-a úgy találta, hogy az automatizálásba való befektetés megkönnyítette a megfelelőség kezelését és a kritikus információk védelmét.

Az általunk megkérdezett ITDM-ek 34%-a mondta azt, hogy az automatizálás segít javítani az ügyfélélményt – ez is a három legfontosabb előny egyike.

Az ITDM-ek egyértelműen elégedettek a bevezetett automatizálással. De vannak-e olyan területek, ahol tovább tudnának lépni, hogy az automatizálás még több előnnyel járjon a szervezetükben?

Az adatvédelem állandó aggodalomra ad okot az ITDM-ek számára, és a virtuális és hibrid munkamódszerek növekedésével a szervezetek számára egyre nehezebb a munkavállalók viselkedésének nyomon követése. Az ITDM-ek 36%-a mondta azt, hogy vagy tudja, vagy úgy gondolja, hogy az alkalmazottak nem követik a megfelelőségi folyamatokat – így nem meglepő, hogy már most befektetnek a digitális dokumentumkezelési technológiába, hogy jobb rálátást és ellenőrzést kapjanak arra, hogyan áramlik az információ a szervezetükön belül.

Például az ITDM-ek 53%-a rendelkezik automatikus hozzáférési jogokkal, ami biztosítja, hogy a jóváhagyással nem rendelkező alkalmazottak ne férhessenek hozzá bizalmas dokumentumokhoz. 51%-uk használ automatikusan alkalmazott tárolási időtartamokat, hogy a bizalmas dokumentumokat a GDPR-nak megfelelően töröljék.

Összességében az ITDM-eknek csak körülbelül a fele állítja, hogy a gyakorlatban is alkalmazza az általunk megkérdezett digitális dokumentumkezelési lehetőségek bármelyikét.

Amikor a teljes munkafolyamatokat lefedő, összetettebb megvalósításokat vizsgáltuk, rájöttünk, hogy az ITDM-ek az automatizálás ezen szakaszát lényegesen kevésbé fogadják el. Fontos, hogy ezek a leghatékonyabb automatizálási megoldások, amelyek átalakíthatják az alkalmazottak és az ügyfelek élményét.

Például az ITDM-ek mindössze 29%-a automatizálta ügyfél-kommunikációját – és csak 30%-uk képes automatikus állapotfrissítéseket biztosítani az ügyfelek és a kliensek számára.

Mi a baj tehát – és hogyan hidalhatják át az ITDM-ek a szakadékot, hogy ne maradjanak le?

A munkafolyamatok automatizálásának bevezetése egyszerűen összetettebb. Kutatásunk során azonban világossá vált, hogy egy ilyen széles körű automatizálás megvalósítása egy másik különleges okból is ijesztő lehet – az új és a meglévő technológia közötti kompatibilitási problémák miatt. Ezért amikor az ITDM-ek új technológiát választanak, első számú szempontként a szervezetük meglévő IT-infrastruktúrájával való kompatibilitást említik.

Mivel a szervezetek egyre bonyolultabb technológiai ökoszisztémákat működtetnek, nem meglepő, hogy a fejlesztés és az innováció nem egyszerű feladat. Kutatásunk szerint az ITDM-ek 27%-a tapasztalt késedelmet a legutóbbi nagyobb technológiai bevezetés során, és 23%-uk implementálta a technológiát, de úgy találta, hogy a funkciók nem feleltek meg a célnak. Ami elvileg hatékonyabbá tenné egy vállalat információkezelését, ha helytelenül alkalmazzák, az ellenkező hatást is kiválthatja.

Sok esetben a megfelelő partner kiválasztása egy új technológia bevezetése során jelenti a különbséget a siker és a kudarc között. Kutatásunk azt mutatta, hogy a nem megfelelő partnerrel való együttműködés súlyosbíthatja a kompatibilitási kihívásokat. Ezért a megoldások integrálásában és összehangolásában jártas partner kiválasztása segíthet az ITDM-eknek abban, hogy a lehető legkisebbre csökkentsék a fennakadásokat és a bizonytalanságot.

Azt találtuk, hogy a digitális érettség növelése a vállalkozások számára biztosítja az építőelemeket ahhoz, hogy rugalmasabbá váljanak. Az automatizálás alapvető része ennek az útnak, javítja mind a munkavállalói, mind az ügyfélélményt, és minden eddiginél nagyobb ellenőrzést és átláthatóságot biztosít az IDTM-ek számára a szervezetükben lévő információk felett.

Ahhoz azonban, hogy a lehető legtöbbet hozzák ki az automatizálásból, a vállalkozásoknak fel kell készülniük egy olyan növekedési terv kidolgozására, amely áthidalja a kompatibilitási akadályokat. És a megfelelő partner megtalálása révén az automatizált jövő felé való elmozdulás sokkal kevésbé lesz ijesztő.

Töltse le kimutatásunkat most, hogy megtudja, milyen kihívásokkal kell ma szembenézniük az ITDM-eknek, hogyan mérhető fel vállalkozásának digitális érettsége, és milyen területekre fektethet be a gyakorlati automatizálási stratégia kialakításához.