Az információbiztonság továbbra is a figyelem középpontjában áll: a médiában, a köztudatban és – ami a legfontosabb – a vállalatok informatikai költségvetésének felhasználásában. Az adatok és az azokhoz való hozzáférés a bűnözők számára nagy értékű célpontot jelent.

A munkavégzésünk módjában bekövetkezett változások azonban radikálisan befolyásolják a biztonsági környezetet. Egyre több szervezet alkalmaz hibrid munkamodellt, lehetővé téve a munkavállalók számára, hogy rugalmasan mozogjanak a különböző helyszínek között: a központi irodából a közösségi irodáig, az otthoni íróasztalhoz, vagy akár „útközben” is végezhessék a munkájukat, amint egyik munkakörnyezetről a másikra váltanak.

Miközben ez az újfajta munkavégzési mód számos előnnyel jár, a hibrid és a távmunka bonyolultabbá teszi az információbiztonság kezelését. Ezek a kihívások azonban nem leküzdhetetlenek, ha a megfelelő technológia és támogatás áll a rendelkezésére.

Az alábbiakban négy olyan gyakran feltett kérdést vizsgálunk meg, amelyeket olyan szervezetek tesznek fel, amelyek egy hibrid munkakörnyezetet kezelnek, és elmagyarázzuk, a Canon hogyan segíthet ebben.

Akár egy hibrid munkakörnyezetet hoz létre, akár egy már meglévőt szeretne optimalizálni, a biztonságot mindig szem előtt kell tartani. Gyakori azonban, hogy a szervezetek külön-külön közelítik meg ezeket a célokat, és először a hibrid munkavégzést lehetővé tevő technológiába fektetnek be, majd a kiterjesztett munkakörnyezet védelmének biztosításával foglalkoznak. A szervezetek időt takaríthatnak meg, és elkerülhetik, hogy lényegében „kétszer fizessenek”, ha a hibrid munkavégzési megoldások biztonsági képességeit alaposan megvizsgálják a bevezetés előtt.

A Canonnál mindenben a biztonságot helyezzük előtérbe, a hardverek és szoftverek beépített védelmétől kezdve a kiberkockázatok elleni védelmen át egészen a megoldások meghatározásáig, megvalósításáig és nyújtásáig. Ami azt illeti, a Quocirca a Canont a nyomtatás- és a dokumentumbiztonság¹ terén iparági vezetőnek ismerte el, így Ön nyugodt lehet, hogy amikor a Canon partnereként optimalizálja hibrid munkarendszerét, az információbiztonság a megoldás központi eleme lesz.

Fontos átgondolni, hogyan áramlik az információ a szervezet munkakörnyezetében, legyen szó a dokumentumok létrehozásáról, megosztásáról, tárolásáról vagy törléséről. E pontok mindegyike potenciális biztonsági rést jelent. Mivel nagy múltra tekintünk vissza a dokumentum- és információmenedzsment terén, ennek egyik előnye, hogy a teljes információs életciklusra kiterjedő szakértelmet kínálunk.

A hardvert, szoftvert és szolgáltatásokat magában foglaló ökoszisztémánkat úgy terveztük, hogy holisztikusan működjön, és minden szakaszban védje az Ön adatait – bármikor és bárhol is dolgozzon. Hardvereink a vállalati megoldásainkkal együtt beágyazott biztonságot nyújtanak olyan funkciók révén, mint az adattitkosítás, az eseménynaplózás, a felhőalapú dokumentumokhoz való biztonságos hozzáférés és a felhasználó-hitelesítés, amely biztosítja, hogy a dokumentumokat csak az a felhasználó nyomtathatja ki vagy érheti el az adott eszközön, akinek azt szánták.

Mindeközben a dokumentum menedzsment megoldásaink azáltal segítik szervezete erőfeszítéseit, hogy biztonságos tároló- és együttműködési platformot biztosítanak a vállalati információk számára. Intelligens megoldásaink képesek felismerni a gyakori dokumentumokat, és automatikus biztonsági irányelveket alkalmaznak a hozzáférés korlátozására, így csak azok láthatnak bizonyos információkat, akiknek erre szükségük van.

Végső soron a biztonsági irányelvek érvényesítéséhez nem kellene, hogy az informatikai csapatok jelenléte szükséges legyen. A szervezeteket azonban aggaszthatja, hogy miként lehet biztosítani, hogy a távoli alkalmazottak betartsák a bevált módszereket anélkül, hogy a viselkedés mikromenedzselése hatalmas munkaterhet jelentene az informatikai csapatoknak, illetve frusztrációt okozna az alkalmazottaknak.

Minden szervezet számára előnyös, ha oktatja az alkalmazottait arról, hogy miként őrizhetik meg az adataik biztonságát, és hogy mi áll az érvényben lévő irányelvek mögött. A biztonság érvényesítésének formálisabb, következetesebb módjának azonban különösen magas prioritást kell élveznie minden hibrid környezetben működő vállalkozás esetében.

Felhőalapú információmenedzsment megoldásaink, köztük a Therefore Online és a Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, strukturált és biztonságos módot biztosítanak az alkalmazottak számára a dokumentumok elérésére, tárolására és megosztására. Mivel felhőalapú megoldásokról van szó, lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy bárhonnan hozzáférjenek a dokumentum menedzsment munkafolyamataikhoz. A beépített, diszkrét biztonsági rendszer azonban olyan szabályokat biztosít, amelyek megakadályozzák, hogy a felhasználók új biztonsági réseket hozzanak létre.

A hozzáférés-vezérlés például megakadályozza, hogy a dolgozók engedély nélkül nyissák meg a bizalmasan kezelendő dokumentumokat, míg az egyes megoldásokba beépített automatizálási funkció gondoskodik róla, hogy a dokumentumok a munkafolyamat minden egyes szakaszában közvetlenül a megfelelő munkatárshoz kerüljenek.

A Gartner megállapította, hogy a távmunkában dolgozók körében még mindig gyakori a személyes eszközök és az árnyékinformatika használata. Az alkalmazottak több mint fele elismerte, hogy olyan együttműködési alkalmazásokat vagy webes szolgáltatásokat használ, amelyeket a vállalatuk nem hagyott jóvá². Gondolja végig, miért választanának nem engedélyezett technológiákat! Erre a kérdésre általában két válasz van.

Először is, amikor egy alkalmazott az irodán kívül dolgozik, esetleg otthon vagy útközben, saját eszközzel, előfordulhat, hogy olyan eszközöket használ, amelyeket a mindennapi életben is, egyszerűen megszokásból vagy azért, mert ismeri azok működését. Lehet, hogy nincs tisztában azokkal a kockázatokkal, amelyeket ezen eszközök használatával előidézhet, ezért a legjobb stratégia e magatartás kezelésére az oktatás és a képzés.

Másodszor, előfordulhat, hogy az alkalmazott azért fordul ezekhez az eszközökhöz, mert gondjai vannak a vállalat által biztosított eszközökkel. Talán lassúak, bonyolultak vagy nehézkes elérni őket a vállalat falain kívülről.

Az eszközök rendelkezésre állása egy dolog, de elfogadásuk attól függ, hogy zökkenőmentesek és könnyen használhatóak-e. A Canonnál ezt mindig figyelembe vesszük a megoldásaink megtervezésekor. A Cloud Workspace Collaboration – Process Automation és a Therefore Online lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy könnyen, valós időben, bárhol, bármilyen jóváhagyott eszközről, frusztráló késedelmek nélkül használhassák a dokumentumaikat. De ami kritikus fontosságú: ezek a megoldások belső, végpontok közötti dokumentumbiztonságot is nyújtanak. Hardvereinkkel együtt zárt láncot biztosítunk a biztonság mindenkori fenntartása érdekében.

Tudjuk, hogy az információbiztonság a legjobb időkben sem könnyű. Szeretnénk lehetővé tenni a szervezetek számára, hogy a számukra megfelelő működési modellt alkalmazhassák anélkül, hogy aggódniuk kellene a biztonság feláldozása vagy az információk veszélyeztetése miatt.

Egy megbízható partnerrel együttműködve leveheti a terhet csapata válláról, és támogatást nyújthat informatikai infrastruktúrája biztonsági kockázatainak felmérésében, segíthet a biztonsági rések előrejelzésében, valamint egy olyan technológiai ökoszisztéma kiépítésében, amely védelmet nyújt ellenük, függetlenül attól, hogy a munkavállalók éppen hol tartózkodnak.