Négy legjobb tippünk az információmenedzsment technológia zökkenőmentes bevezetéséhez

Az egy dolog, hogy egy szervezeten belüli információáramlás javítása érdekében új technológiába fektetünk be. A rendszer sikeres, a költségek alacsonyan tartása melletti, minimális fennakadással történő bevezetése már egészen más kérdés.

A megfelelő kivitelezés fontos, mert a katasztrofális technológiai bevezetések a címlapokra kerülnek – legyen szó akár az NHS betegnyilvántartó rendszeréről, amelyet „a valaha látott legnagyobb informatikai kudarcként” írtak le¹, vagy a Sainsbury elszúrt raktár-automatizálási rendszeréről, amelyet később, 150 millió font kiadás után állítottak le².

Új kutatásunkban több ezer informatikai döntéshozót (ITDM) kérdeztünk meg, hogy megértsük, hogyan fejlődnek az üzleti folyamatok. A kutatásból kiderült, hogy az új technológiák bevezetése során az ITDM-ek által tapasztalt első számú kihívás a meglévő architektúrával való kompatibilitás volt.

Ezek a problémák végzetesek lehetnek egy új technológiai projekt számára egy olyan időszakban, amikor sok vállalkozás digitálisan érettebbé kíván válni. A kutatás arra is rávilágított, hogy az elmúlt néhány évben a válaszadók 10%-a kénytelen volt teljesen lemondani a bevezetésről.

Ebben a cikkben négy kulcsfontosságú területet mutatunk be, amelyeket az ITDM-eknek fontolóra kell venniük egy új technológia implementálása előtt. Ha ezeket az elemeket helyesen alkalmazzák, akkor a bevezetés zökkenőmentesebb és kifizetődőbb lesz, így a vállalkozások azonnal láthatják az új rendszerek előnyeit.

A riportunkhoz végzett kutatásunk részeként megkérdeztük az ITDM-eket arról, hogy milyen kihívásokkal szembesültek legutóbb, amikor egy stratégiai technológia bevezetésére vállalkoztak. A leggyakrabban említett probléma a meglévő informatikai infrastruktúrába való integráció volt (az ITDM-ek 28%-ának számára).

Ezért, amikor az ITDM-ek új beruházást fontolgatnak, a beszerzési folyamat során a kompatibilitás a legfontosabb szempont – még magának a technológiának a képességeit is felülmúlva.

Tekintettel azonban a teljesen új megoldások bevezetésével járó időre, költségekre és kihívásokra, azt tanácsoljuk, hogy a beszerzést stratégiai módon közelítsék meg, és olyan skálázható technológiákat részesítsenek előnyben, amelyek lehetővé teszik, hogy a vállalkozás fejlődésével jelentősebb új implementációk nélkül tudják azt további funkciókkal bővíteni.

Megkérdeztük az ITDM-eket arról, hogy milyen szintű támogatást kaptak a legutóbbi nagyobb technológiai bevezetésük során. 61%-uk azt nyilatkozta, hogy valamilyen minőségben harmadik felet alkalmazott a feladatra.

Érdekes, hogy a vállalkozások eltérő megközelítést alkalmaznak, amikor külső segítséget keresnek. 34%-uk olyan alapszintű támogatást keres, amely magabiztosságot ad nekik ahhoz, hogy ezt követően maguk oldják meg a feladatot. 35%-uk olyan együttműködési partnerséget keres, amelyben a projektért való felelősség megosztott. Végül pedig az ITDM-ek 30%-a olyan partnerrel szeretne együtt dolgozni, aki a projektért a kezdetektől a végéig teljes felelősséget vállal.

Ez a szervezet igényeitől és képességeitől függ. Az 5000 főnél több alkalmazottat foglalkoztató nagy szervezetek nagyobb valószínűséggel választják a teljes körű együttműködést, ami nem meglepő, tekintve, hogy az új technológia bevezetése ilyen méretű vállalatoknál igen összetett.

A legfontosabb tanulság az, hogy nincs mindenre egyformán jó stratégia – minden vállalkozásnak mérlegelnie kell, hogy mik a saját erősségei és gyengeségei, mielőtt külső támogatást vesz igénybe.

Az Ön számára megfelelő választás az Ön szervezetének prioritásaitól függ.

Kutatásunk például kimutatta, hogy azok a vállalkozások, amelyek a legutóbbi nagyobb technológiai bevezetésüket házon belül végezték, a legkevesebb kompatibilitási problémáról és késedelemről számoltak be – így ha a gyorsaság a legfontosabb prioritás, ez lehet a legjobb megoldás. Ennek azonban a kevesebb folyamatos támogatás az ára – a döntéshozók ötöde érezte úgy, hogy hiányzik a kommunikáció a beszállítókkal, és minden hetedik döntéshozónak hiányzott az értékesítés utáni támogatás.

Azok az ITDM-ek, akik a harmadik féllel való teljes körű együttműködést választották, nagyobb arányban számoltak be arról, hogy nem tapasztalnak kihívásokat (21%). Ezen megoldás választása jobb értékesítés utáni támogatást és kommunikációt is jelentett, és ami döntő fontosságú, hogy mindössze 5%-uknak kellett feladnia a projektet – ez majdnem a fele a házon belüli bevezetések esetében tapasztalt aránynak. Az egyik hátrány, amelyre kutatásunk rámutatott, a funkcionalitási problémák arányának enyhe emelkedése volt.

Egyértelmű, hogy ha vegyes megközelítést alkalmazunk a támogatással kapcsolatban, és kezdetben egy harmadik fél a felelős, majd házon belül végezzük el a bevezetést, vagy fordítva, akkor bajba kerülhetünk. Az ilyen utat választó ITDM-ek több mint 90%-a számolt be kihívásokról, és jóval többen voltak kénytelenek feladni a projektet. Ez a megközelítés magasabb arányban vezetett például olyan problémákhoz is, hogy a technológia nem volt megfelelő a célnak, vagy az új rendszereket az alkalmazottak kevésbé fogadták el.

Az ITDM-ek számára, akik már megküzdöttek ezekkel a kihívásokkal, nyilvánvaló, hogy nem minden partner egyforma.

A megfelelő partner kiválasztása egy jelentős technológiai bevezetéshez nem könnyű döntés. Nagyon sok múlik rajta.

Egy jó partner képes együttműködni az ITDM-ekkel és a különböző üzletágakkal a nagy és összetett projektekhez kapcsolódó kompatibilitási és időbeli kockázatok egy részének mérséklése érdekében. De ennek az ellenkezője is igaz. Mint láttuk, a kompatibilitási problémák és a késedelmek a teljes körű együttműködéssel még súlyosbodhatnak is.

Mit árul ez el számunkra? Alapvető fontosságú, hogy az ITDM-ek olyan partnerrel dolgozzanak együtt, amely mélyreható megoldásintegrációs szakértelemmel és az ITDM-ek által bevezetni kívánt technológia speciális ismereteivel rendelkezik. A leendő partnereknek képesnek kell lenniük arra, hogy a különböző megoldásokat rendezetten összefogják, és a megoldásokat összehangoltan működtessék.

A sikeres megvalósításhoz az üzleti folyamatok – különösen a dokumentumok és információk szervezeten belüli feldolgozásának módja – alapos ismerete is szükséges, hogy ne legyenek fennakadások.

Végső soron a legjobb partner bizalmat kell, hogy ébresszen, hogy az ITDM-ek teljesen elkötelezhessék magukat az automatizált jövő mellett, ami jobb biztonságot és megfelelést, nagyobb termelékenységet és kimagasló ügyfélélményt eredményez.

Nincsenek azonnali megoldások, amelyek megkönnyítenék az új technológiák bevezetését. Természeténél fogva ez egy kihívásokkal teli folyamat, ahol a kompatibilitási problémák állandó aggodalomra adnak okot.

Azok a vállalkozások azonban, amelyek már digitálisan érettebbek, és amelyek vállalati kultúrája befogadja az új technológiát és az új ötleteket, jó helyzetben vannak a sikerhez. Valamint, ha az ITDM-ek a jövőt szem előtt tartva terveznek, bevonják a szükséges támogatást, és olyan partnert találnak, aki képes a megfelelő támogatást nyújtani, akkor a lehető legjobb esélyük lesz a sikeres bevezetésre, amely a szervezetükben hosszú éveken át fog hasznot eredményezni.

A Canonnál több mint 30 éves tapasztalattal rendelkezünk az üzleti folyamatok tervezésében, valamint a megoldások megvalósításában és összehangolásában. Európa-szerte már több mint 2700 ügyfelet támogattunk az információmenedzsment javításában. A munkafolyamatok hiperautomatizálására és a digitális dokumentumkezelésre szakosodtunk – így bárhogy álljon is az információmenedzsment területén, mi készen állunk, hogy segítsünk a következő lépcsőfokra lépni.

Töltse le kimutatásunkat most, hogy többet megtudjon a technológiai bevezetések során a vállalkozások által általánosan tapasztalt buktatókról – és arról, hogy a szervezetek a jobb információmenedzsment érdekében hogyan használják ki az olyan technológiákat, mint az automatizálás.