A munkavégzés módja gyorsan változik. Azok a vállalatok, amelyeknél a munkavégzés egészen a közelmúltig teljes mértékben irodai közegben zajlott, igyekeznek több lehetőséget keresni munkavállalóik számára.

Az ügyfeleinkkel folytatott beszélgetések alapján négy gyakori, a vállalatok által Európa-szerte – gyakran „hibrid” munkakörnyezetként kombinálva – használt munkakörnyezet-típust határoztunk meg. Ezek a következők: a „vállalati központ” (központi iroda vagy fiókiroda), a „közösségi központ” (például egy megosztott közösségi iroda), az „otthoni központ” (amely az otthoni munkavégzést jelenti) és a „mobil központ” (munkavégzés menet közben).

A hibrid munkavégzéshez való alkalmazkodás azonban nem mindig egyszerű. Mivel a csapatok különböző helyszíneken dolgoznak, létfontosságú, hogy a vállalatoknak szilárd tervük legyen a biztonságos és hatékony üzleti tevékenységek fenntartására.

Az alábbi cikkben öt olyan tippet mutatunk be részletesen, amelyek segítenek a hibrid munkavégzést bevezetni szándékozó vállalkozásoknak abban, hogy azt már a kezdetektől fogva jól csinálják.

A felhőalapú platformok egységes környezetet biztosítanak a csapatok számára a közös munkához, az információmegosztáshoz és az együttműködéshez – tartózkodási helyüktől függetlenül. A munkaterhek, platformok és az infrastruktúra felhőbe való áthelyezésével elkezdheti függetleníteni a munkavállalóit bármely konkrét munkakörnyezettől – és ha egyáltalán nincs helyszínen kezelendő és karbantartandó infrastruktúra, akkor a vállalkozás elméletileg teljesen virtuálisan működhet.

Ha szervezete már alkalmazza a felhőtechnológiákat, akkor a csapatok hibrid munkavégzését megkönnyítő alkalmazások előnyeit is kihasználhatja. Tudjuk például, hogy a hatékony munkavégzés feltétele, hogy az alkalmazottak hozzá tudjanak férni a napi szinten használt dokumentumokhoz, illetve kezelni tudják ezeket. Ezért hoztuk létre az olyan szolgáltatásokat, mint a Cloud Workspace Collaboration – Process Automation, amely lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy a felhőn keresztül hozzáférjenek a teljes dokumentum-munkafolyamatukhoz, és kezeljék azt, így a csapatok a megszokott módon, bárhonnan folytathatják a munkát.

Mindegy, hogy már elindult a felhő-kompatibilis működés útján, vagy csak most fog, mi segíthetünk hibrid munkakörnyezetei optimalizálásában. A Canon ugyanis az Önnek megfelelő módon kínálja a megoldásait, akár helyben telepített, akár felhőn keresztüli, akár vegyes használatra.

Átgondolta már, hogy munkafolyamatai hogyan fognak alkalmazkodni egy hibrid munkamodellhez? Kezdje azzal, hogy felvázolja őket – mely ponton függenek jelenleg személyes vagy helyspecifikus szempontoktól? Ahhoz, hogy munkafolyamatai hatékonyak legyenek egy hibrid modellben, attól függetlenül kell zajlaniuk, hogy az alkalmazottak hol tartózkodnak, ami azt jelenti, hogy ezeket a lépéseket egy munkafolyamat-technológia által támogatott digitális folyamatra kell átállítani.

A digitális munkafolyamat-technológia tervezése és bevezetése összetett és költséges lehet, ami megnehezíti a hibrid munkavégzéshez való alkalmazkodást, különösen a szűkös költségvetéssel rendelkező kisebb vállalkozások számára. A Cloud Workspace Collaboration – Process Automation szolgáltatással azonban a szakértelmünket felhasználva előre konfiguráltuk Önnek a szokásos üzleti munkafolyamatokat, a számlafeldolgozástól a szerződéskezelésig, amelyek mindegyike közvetlenül a Canon hardveréről érhető el. Ez azt jelenti, hogy a digitális dokumentum-munkafolyamat lépései, például a jóváhagyási, megosztási és megőrzési irányelvek előre be vannak állítva, így időt és pénzt takaríthat meg a hibrid munkakörnyezetek létrehozásával.

A munkaerőnek a vállalat falain kívülre való költöztetése természetesen új biztonsági réseket teremt, különösen ott, ahol a szervezeten belül és kívül osztják meg az információkat. Fontos, hogy azonosítsa, melyek a legértékesebb információs eszközei, majd mérlegelje az olyan kérdéseket, mint például: hogyan fogják a csapatok kezelni ezeket, amikor más helyszínekről dolgoznak? Milyen biztonsági intézkedésekkel lehet majd megakadályozni ezen információk bizalmas kezelésének véletlen vagy rosszindulatú megszegését? Szervezetként fontos, hogy megbízható, bevált módszereket léptessen életbe annak megakadályozására, hogy az alkalmazottak biztonsági réseket okozzanak. De olyan technológiára is szüksége van, amely eredendő biztonságot nyújt, hogy megvédje az alkalmazottakat a mindennapi munkavégzés során. Ezért fontos, hogy figyelembe vegye és felülvizsgálja a hibrid munkavégzéshez fontolgatott megoldások által nyújtott biztonság erősségét.

A biztonságot tartottuk szem előtt, amikor kifejlesztettük a Cloud Workspace Collaboration – Process Automation szolgáltatásunkat. A végpontok közötti információkezelési szolgáltatás nem csupán a hibrid munkavégzés munkavállalói élményét javítja, hanem a biztonságot is beépíti a dokumentumok életciklusának minden szakaszába. Például a dokumentum-hozzáférési irányelvek automatikusan alkalmazásra kerülnek a dokumentum beolvasásának pillanatában, míg a központi dokumentumtárban tárolt információkat a Microsoft Azure védi.

Dokumentum menedzsment megoldásaink és szolgáltatásaink a hardvereinkkel együtt megbízható védelmet nyújtanak vállalkozásának. Az eszközeink tervezésüknél fogva biztonságosak, és a beépített McAfee Embedded Control szoftvertől a felhasználó-hitelesítésig számos funkciót és képességet kínálnak a dokumentumok biztonságának megőrzése érdekében.

A sikeres hibrid munkamodell felállításának kulcsa az, hogy az összes munkavégzési helyszínre holisztikusan tekintsen. Az egyes munkakörnyezetek nem elszigetelt módon működnek; a csapatoknak a távolság ellenére továbbra is zökkenőmentesen kell együttműködniük. Tehát nemcsak arról van szó, hogy olyan technológiát kell találni, amely minden egyes helyszínhez megfelel, hanem olyat, amely összességében véve működik. Gondolja át, hogy kipróbálta-e már a használni tervezett technológiákat. Úgy tervezték őket, hogy könnyen integrálhatók legyenek? Vagy az informatikusok folyamatos beavatkozására lesz szükség az együttműködés lehetővé tételéhez? A megoldások integrálása az egyik legösszetettebb kérdés, amellyel az informatikai csapatoknak szembe kell nézniük, ezért ez fontos szempont.

A Canonnál minden hardverünket és megoldásunkat az együttműködésre tervezzük, megkönnyítve az informatikai részleg számára a hibrid munkakörnyezetek kezelését. Dokumentum- és információmenedzsment megoldásaink összhangban működnek eszközeinkkel, ami egyszerűbbé teszi az integrációt, ráadásul az igények változásával a funkciók is bővíthetők vagy módosíthatók.

Nagy a nyomás, amiért folyamatosan alkalmazkodni kell a változó munkavégzési módokhoz, de a gyorsaság nem mehet a megfelelő tervezés rovására. Megterhelő lehet a vállalat működésének újratervezése, hogy az biztonságos, együttműködő és hatékony legyen, amikor a csapatok nem egyetlen helyszínen dolgoznak. Ahelyett, hogy egyedül próbálkozna, vegye igénybe a Canon tapasztalt partnerként kínált támogatását a teljes folyamat során –, mind a hibrid munkavégzésre való átállásban, mind pedig a folyamatos optimalizálásban, egy olyan modell kialakításával, amely fenntartható, bevált módszereken alapuló hibrid munkavégzést biztosít.