Miért bírnak döntő hatással a hardvereket érintő döntések a digitális transzformáció érdekében tett erőfeszítésekre?

A digitális transzformáció már korábban is kulcsfontosságú stratégiai kezdeményezésnek számított, a koronavírus megjelenését követően azonban kiemelt jelentőségűvé vált. Az informatikai döntéshozók 59%-a¹ úgy nyilatkozott, hogy a világjárványból fakadó nyomás fokozta a digitális transzformáció érdekében tett erőfeszítéseiket. Az „új norma” alapvető hatást gyakorol a jövőbeni hardverkövetelményekre. Ha biztos akar lenni abban, hogy beruházásai nem vesznek kárba, érdemes átgondolnia, hogy az irodában alkalmazott technológiák mennyire igazodnak a digitális transzformációval kapcsolatos hosszú távú stratégiájához.

Habár a statisztikák eltérőek, a kutatások² előrejelzései szerint 2021 végére a munkaerő 25-30%-a hetente több napot is otthonról dolgozik majd. A távmunka nem egy, a világjárvány miatt elterjedt új jelenség, hanem egy állandó trend, amely az elmúlt évtizedben egyre elfogadottabbá vált. Napjainkban rengeteg ismert márka jelenti be a munkavégzést illető rugalmasabb, hibrid megközelítés iránti elkötelezettségét, így várhatóan egyre kevesebben lesznek azok, akik ténylegesen bejárnak az irodába – valójában azonban csak annyi történik, hogy az iroda szerepe megváltozik. Ahelyett, hogy az iroda lenne az alapértelmezett helyiség minden munkatevékenységhez, inkább egyfajta lehetőségként szolgál majd bizonyos feladatokhoz, például a személyes együttműködéshez és a speciális erőforrások használatához.

A vállalkozások és az általuk alkalmazott munkaerő mostantól szabadon felteheti a kérdést – mit szeretnék elérni, és a munkavégzésre szolgáló helyek közül melyik segít ebben a leginkább? A vállalkozás és az informatikai vezető feladata annak biztosítása lesz, hogy a technológia soha ne legyen kérdés a döntéshozatal során, hanem egyfajta csendes segítőként legyen jelen minden munkakörnyezetben. Ez jelentős átállást jelent az informatikai vezetők számára. A vállalatok korábban az irodában használt helyszíni technológiákba való beruházást részesítették előnyben, a hibrid munkavégzés megfelelő működéséhez azonban mostantól minden munkakörnyezetet egyenlő módon kell kezelni. A cél a helyfüggetlen, egységes munkavégzés feltételeinek megteremtése.

Mindezek fényében a megfelelő technológiába való beruházás kritikus fontossággal bír. Elsősorban arra kell összpontosítani, hogy a vállalat szokásos folyamatai, például a számlakezelés vagy a munkaerő-felvételi folyamatok annak ellenére is hatékonyan működjenek, hogy egyre több munkavállaló dönt a teljes vagy részmunkaidőben végzett távmunka mellett. A digitalizáció fontos szerepet játszik a távmunka feltételeinek biztosításában, mivel a csapatok a fizikai dokumentumokon nem tudnak egyszerűen együtt dolgozni. A fizikai dokumentumok digitális adatokká történő átalakításával az alkalmazottak nem csupán az otthonról dolgozó csapattagok számára tehetik ezeket hozzáférhetővé, hanem ők maguk is folytathatják a dokumentumokkal végzett munkát, akár otthonról is – mindez az egyén és a csapat számára egyaránt hatékony hibrid munkavégzést tesz lehetővé.

A vállalkozások vezetőinek csaknem a fele (49%) gondolja úgy, hogy a papíralapú folyamatok digitalizálása rendkívül fontos az üzleti transzformációval kapcsolatos kezdeményezések szempontjából³. A transzformációra helyezett hangsúly ellenére az informatikai döntéshozók 65%-a mégis úgy véli, hogy a papír 2025-ig továbbra is fontos szerepet tölt majd be a munkahelyen⁴. A „papírmentes irodára” vonatkozó korábbi jóslatok azonban a digitális technológia fejlesztéseivel sem váltak valóra. Ami azt illeti, a vállalatok gyakran még most, a világjárvány teremtette szélsőséges körülmények között sem képesek arra, hogy a papíralapú munkafolyamatokat 100%-ig digitális munkafolyamatokkal helyettesítsék, pedig ezekben az időszakokban a digitalizálás is nagyobb méreteket ölt⁵. A legtöbb vállalatnak valójában az általános vállalati munkafolyamatok valamely pontján továbbra is szüksége van fizikai dokumentumokra – akár azért, mert ezek a folyamatok papíron kezdődnek, akár azért, mert azon fejeződnek be.

Mit jelent mindez a beruházás szempontjából? Azt jelenti, hogy a jövőben az informatikai vezetőknek várhatóan olyan technológiákba kell beruházniuk, amelyek támogatják a hatékony hibrid munkavégzést.

A megfelelő hardver megvásárlása elengedhetetlen egy olyan technológiai ökoszisztéma létrehozásához, amely támogatja a hibrid munkavégzést. Habár csábító lehet, ha a beruházásokkal kapcsolatos döntéseket a korábbi vásárlások vagy a költségmegtakarítás alapján hozzuk meg, a mai helyzet alapjaiban tér el attól, ami akár csak 12 hónappal ezelőtt jellemezte a mindennapjainkat. Ma a nyomtatásnak és a szkennelésnek a hibrid munkafolyamatok egyfajta központjaként kell szolgálnia. A csatlakozási lehetőségeknek és a digitalizációs funkcióknak kulcsfontosságú szerepet kell játszaniuk minden jövőbeni vásárlási döntés során.

A Canon portfólióját kifejezetten a hatékony hibrid munkavégzést szem előtt tartva terveztük meg. Intelligens multifunkciós készülékeink a legújabb dokumentumrögzítési és -feldolgozási technológia mellett beépített, speciális felhőalapú csatlakozási megoldásokkal is rendelkeznek, amelyek lehetővé teszik a gyakori felhőalapú tárhelyekhez és a munkafolyamatokhoz használt alkalmazásokhoz való csatlakozást.

Multifunkciós készülékeink – mint például az újonnan bemutatott imageRUNNER ADVANCE DX C5800 sorozat – nem csupán korszerű nyomtatási funkciókkal, hanem intelligens szkennelési technológiával is rendelkeznek, ezzel támogatva a digitális transzformációt. A dolgozók a nyomtatott dokumentumokat könnyedén digitális adatokká alakíthatják, majd az adatokat közvetlenül a OneDrive-hoz vagy Dropboxhoz hasonló alkalmazásokba, illetve a vállalati munkafolyamatokba, például az SAP Concurba is feltölthetik. A bővített csatlakoztathatóságnak köszönhetően a kollégák tartózkodási helyüktől függetlenül is hozzáférhetnek az adatokhoz, így bárhonnan hatékonyabban végezhetik munkájukat.

Informatikai vezető lévén 2020 bizonyára az Ön informatikai stratégiájára és beruházási prioritásaira is jelentős hatást gyakorolt. Habár rövid távon az elsődleges prioritás az, hogy „működjön a dolog”, a vállalatoknak gyakorlatilag a hosszú távú hibrid munkavégzés feltételeit kellene átgondolniuk. A munkafolyamatok hogyan tudnak több helyszínen hatékonyan működni? Az adott folyamatok mely elemeit lehet könnyedén digitalizálni? És melyek azok a pontok, ahol a nyomtatás továbbra is elengedhetetlen? A problémamentes munkavégzés elősegítése érdekében – akár a nyomtatott és a digitális megoldások közötti átmenet esetén is – az informatikai vezetőknek olyan újgenerációs multifunkciós készülékekbe célszerű beruházniuk, amelyek nem csupán a mindennapos nyomtatási funkciókat, hanem a napjainkban elérhető multifunkciós készülékek által nyújtott csatlakozási, digitalizálási és munkafolyamatokat segítő lehetőségeket is biztosítják.

Fedezze fel, hogy legújabb multifunkciós készülékeink által hogyan hallgattatnak meg a digitális transzformációval kapcsolatos imák