A hagyományos értelemben vett „irodai dolgozók” kifejezéssel mostanáig nem csupán az emberek munkavégzési helyére, hanem arra is utaltunk, hogy milyen típusú munkát folytatnak – vagyis: információalapú, és (az elmúlt két évtizedben) számítógépen végzett munkát.

Az utóbbi években az irodai munka fogalma ismét átalakult. A szervezetek ahelyett, hogy egy helyhez lennének kötve, egyre inkább lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy bárhol dolgozzanak, feltéve, hogy fenn tudják tartani a produktivitásukat.

Sok ügyfelünk hosszú távon e hibrid munkamodell felé mozdul el, amely többféle munkakörnyezetet kombinál, például a központi és a fiókirodai központokat, az alkalmazottak otthonát, a megosztott közösségi irodákat, vagy éppen utazás során a vasúti kocsikat és az indulási várótermeket.

Ahogy a hibrid munkavégzés egyre inkább elterjed, az informatikai vezetők számára a kérdés egyre inkább az irodán kívüli munkavégzés lehetővé tételéről annak optimalizálására irányul, hogy ez a fajta munkavégzés a lehető legproduktívabb legyen.

Az alábbiakban négy olyan gyakran feltett kérdést vizsgálunk meg, amelyeket olyan szervezetek tesznek fel, amelyek hibrid munkakörnyezetben szeretnék fenntartani és felgyorsítani a produktivitást, és elmagyarázzuk, a Canon hogyan segíthet ebben.

Gyakori, hogy a vállalatok függnek a papíralapú dokumentumoktól. Ettől még nem válik lehetetlenné a hibrid munkamodellre való áttérés, de bonyolultabbá igen.

A kizárólag digitális modellre való áttérés nem szükséges azonnal, de ahhoz, hogy a nyomtatástól való függőséget idővel optimalizáljuk, elengedhetetlen. Ez nem csupán azt könnyíti meg, hogy csapatai más helyszínekről is dolgozhassanak, hanem alacsonyabb költségeket is eredményez – mind pénzügyi, mind környezetvédelmi szempontból.

A Canonnál szakértelemmel rendelkezünk a papíralapú és digitális folyamatokat ötvöző, összetett dokumentum-munkafolyamatok kezelésében és integrálásában. Tisztában vagyunk azzal, hogy a szervezetek többsége épp úton van a digitalizáció felé, mi pedig támogatást tudunk adni ebben. Az adott szervezet egyedi arányaitól függetlenül személyre szabott támogatást tudunk nyújtani a hibrid modellhez való alkalmazkodáshoz.

Bár továbbra is szükség lehet arra, hogy bizonyos számú alkalmazott bizonyos időpontokban egy központi helyen tartózkodjon, fontos, hogy egyetlen alkalmazottat se érezze magát korlátozva a nyomtatás vagy szkennelés szükségessége miatt.

A Canonnál minden típusú munkakörnyezetre terveztünk hardvert, ideértve az otthoni munkavégzésre alkalmas asztali méretű eszközeinket és a leterhelt irodák számára készült, nagy teljesítményű multifunkciós eszközeinket is. Eszközeink beépített csatlakozási lehetőséggel rendelkeznek, amelynek köszönhetően a csapatok akár az irodán kívülről is hozzáférnek a szükséges dokumentumokhoz.

Az imageRUNNER ADVANCE DX C5800 sorozatunkkal például a dokumentumok közvetlenül beolvashatók olyan felhőalapú tárolási célhelyekre, mint a OneDrive és a Dropbox, vagy a meglévő munkafolyamat-alkalmazásokba. Emellett a gépi tanulási szoftverek segítségével automatikusan tárolhatók vagy kategorizálhatók, így a csapatok egyszerűbben meg tudják osztani a dokumentumokat, és folytatni tudják a munkafolyamatokat a különböző helyszíneken, miközben csökken a manuális hibák száma.

Az olyan mobilalkalmazásokkal való kompatibilitásnak köszönhetően, mint a Canon Print Business és a uniFLOW Online Print & Scan, az alkalmazottak akár útközben is küldhetnek dokumentumokat nyomtatásra, vagy fogadhatnak digitalizált dokumentumokat a mobileszközükre, így tartózkodási helyüktől függetlenül továbbra is hatékonyan képesek lesznek elvégezni a munkájukat.

Hardvereinket egy széles körű szoftvercsomaggal párosítjuk, amelyet úgy terveztünk, hogy zökkenőmentesen működjön együtt az eszközeinkkel. Az olyan megoldások, mint a Cloud Workspace Collaboration – Process Automation tökéletes dokumentum menedzsment és együttműködési szolgáltatást nyújtanak a hibrid vállalkozások számára. Ez egy felhőalapú, „helyfüggetlen” platform, amely lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy bárhonnan azonnal megtalálják és biztonságosan elérjék a dokumentumokat, illetve feldolgozzák azokat.

Először is gondolja végig, milyen problémák fognak felmerülni a munkafolyamatokban, ha azok elkerülnek a jelenlegi helyszínről. A folyamatautomatizálás igazán hasznos eszköz az ismétlődő, strukturált feladatok átvételére vagy kiegészítésére. Ha ezt a hibrid munkaerő szempontjából nézi, akkor a hangsúlyt az olyan ismétlődő feladatok automatizálására kell helyeznie, amelyeket általában a személyesen dolgozó csapatoknak kell kezelniük.

A Canon nagy tapasztalattal rendelkezik abban, hogy segít a szervezeteknek az ilyen folyamatok kezelésében. A technológiáink segítenek levenni a terhet az alkalmazottak válláról, így a munkafolyamatok hatékonyan haladhatnak előre, miközben az alkalmazottak értékesebb feladatokra fordítják az idejüket.

A Cloud Workspace Collaboration – Process Automation szolgáltatásunk előre konfigurált és automatizált munkafolyamatokat biztosít olyan gyakori üzleti alkalmazásokhoz, mint a szerződéskezelés és a számlafeldolgozás. Az eszközeinket megvásárló szervezetek azonnal, közvetlenül azokról aktiválhatják a digitális munkafolyamatokat, így segítve az üzlet hatékony előrehaladását a különböző helyszíneken.

Az információs technológia kezelése a hibrid munkakörnyezetben nem egyszerű. Számos szempontot kell figyelembe venni, kezdve annak biztosításától, hogy a csapatok hozzá tudjanak férni az adataikhoz és a dokumentumaikhoz, egészen az új biztonsági rések megelőzéséig.

Ahhoz, hogy a hibrid munkavégzés a lehető leghatékonyabb legyen, fontos, hogy holisztikusan tekintsen informatikai infrastruktúrájára. Miközben szervezete adott esetben több helyszínen is működik, ezek nem függetlenek egymástól; a csapatoknak zökkenőmentesen kell kommunikálniuk és kapcsolódniuk egymáshoz. Az informatika rendszertelen megközelítése, amely az eszközök és megoldások összetákolásával jár, széttagolt munkafolyamatokat és integrációs problémákat okozhat, ami további késedelmekhez és összetettséghez vezethet.

Ezt szem előtt tartva tehát nem csupán valamilyen technológia biztosításáról van szó, hanem olyan technológiáról, amely zökkenőmentesen együttműködést biztosít a különböző helyszínek között. Ez az, amit a digitális transzformációt segítő szolgáltatásaink (Digital Transformation Services) középpontjába helyeztünk; vagyis a hardverek, szoftverek és szolgáltatások olyan ökoszisztémájába, amely a bárhonnan történő hatékony munkavégzés támogatására készült. Ezeket a kipróbált és bevált technológiákat az együttműködésre terveztük, csökkentve a bonyodalmakat és a leállási időt a dolgozók és az informatikai csapat számára.

Azt is tudjuk, hogy egy készülékflotta kezelése a legjobb esetben is fejfájást okoz, de különösen nehéz lehet, ha az eszközök még csak nem is a vállalat területén vannak. Felhőalapú szoftverünk, a uniFLOW Online egyetlen platformot biztosít az összes munkavégzési helyszín összekapcsolásához. Ezen a platformon keresztül központilag kezelheti flottáját – függetlenül attól, hogy az eszközök hol találhatók – a felhasználói biztonsági engedélyektől kezdve a nyomtatási használat nyomon követéséig – mindezt onnan, ahol Ön épp dolgozik.

A produktivitás szorosan kapcsolódik egy szervezet pénzügyi eredményességéhez, ezért minden vezető ranglistáján előkelő helyet foglal el. Sok szervezetet aggaszt, hogy hagyományos működési modelljük megzavarása milyen hatással lesz alkalmazottaik produktivitási szintjére.

A megfelelő partnerrel és a megfelelő ökoszisztémával a hibrid munkavégzés azonban nem csupán a „szokásos üzletmenet” fenntartását teszi lehetővé. Inkább lehetőséget nyújt a meglévő munkafolyamatok újragondolására és optimalizálására a produktivitás felgyorsítása érdekében.

Eközben a megfelelő technológiai alapba való befektetés nem csupán a hibrid munkavégzés javítását segíti itt és most. Fontos, hogy a szervezet jövőjét a folyamatos optimalizálás lehetőségének tekintse. Ez az alapvetés segít az informatikai csapatoknak felkészíteni a szervezetet a változásokra, megkönnyítve a jövőbeni fejlődést és optimalizációt.