Három az igazság

Könyörtelen hatékonyság. A vezetői testületekben megfogalmazott örökös elvárás, amit nem mindig sikerül napról napra megvalósítani. Napjainkban az irodai dolgozók közül sokaknak az érvényesülés és a szorongás forrása is egyben. Mindent gyorsabban, és ugyanakkor alacsonyabb költségszinten kell elvégezni. Ezt a sokszorozódó nyomást az informatikai osztályok is megérzik, hiszen az ő feladatuk, hogy segítsék az alkalmazottakat a (néha lehetetlen) célok elérésében.

A termelékenység növelése mindig is az elsődleges szempontok közé tartozott, azonban manapság még sürgetőbb követelménnyé válik, hiszen a szervezeteknek folyamatosan növekvő információmennyiséggel kell megküzdeniük, amely lelassítja ügyviteli folyamataikat. Megdöbbentő adat: a dolgozók naponta csak azzal töltenek átlagosan 25 percet , hogy előkeressék az archív dokumentumokat.Szorozza meg ezt az értéket a hét munkanapjainak számával, valamint a szervezet dolgozói létszámával, és az időveszteség jelentős mértéke azonnal világossá válik. Mit lehet ezzel kezdeni ezzel a helyzettel?

Az informatikai vezetők gyakran a gyorsaságot, az egyértelmű tájékoztatást, valamint a dolgozók megfelelő eszközökkel és infrastruktúrával való ellátását nevezik meg az irodai termelékenységet elősegítő legfontosabb tényezőkként. Rákeresett már valaha Google-on vállalkozásoknak szóló termelékenységjavító ötletekre? Végeláthatatlan listák ígérnek csalhatatlan megoldásokat a problémára: „Öt tipp az irodai termelékenység javítására”, „Nyolc önsegélyező technológiai ötlet, amellyel hatékonnyá teheti üzleti tevékenységét” és „Négy tipp minden kisvállalatnak az eredményesség javítására.” Mintha csak egy jól csengő számot kellene választania!

A mi számunk könnyen kezelhető: HÁROM. Munkavállalók Európa-szerte arról számoltak be nekünk, hogy a termelékenység három egyszerű tényező – a központi tárolási rendszerek, a szabványosított folyamatok és a képzés – helyes kezelése segítségével könnyedén növelhető.

A megfelelő infrastruktúra megvalósítása csak a kiindulópont lehet, azonban az informatikai osztályok itt gyakran el is akadnak. A technológiai vezetők számára kritikus fontosságú, hogy észben tartsák, mit jelent az „IT” rövidítésben az „I”, és az információkkal való gazdálkodásra kell irányítaniuk erőfeszítéseiket.

Hogy miért? Azért, mert az információk hatékonyságot nélkülöző megosztása miatt az irodai dolgozók csaknem fele tartja vállalatát improduktívnak. A nem elég hatékony információmegosztás a munka szükségtelen megsokszorozódásához vezet, ami a szervezet erőforrásait, valamint költségvetését tekintve jelentős és felesleges pazarlást okoz. Ezt a pazarlást, amit a szabványosított folyamatok bevezetésével könnyedén meg lehet fékezni. A dokumentumok papíralapú vagy elektronikus formátumú tárolását érintő megállapodástól kezdve a következetes fájlelnevezési rendszer kidolgozásáig a különféle szervezeteknek más és más eljárásokra lesz szükségük.

Azonban nem elegendő csupán a szabványosított gyakorlatok bevezetése, az informatikai vezetőknek (CIO, „Chief Information Officer”) arról is gondoskodniuk kell, hogy betartsák azok előírásait. A folyamatos képzés szerepe kulcsfontosságú abban, hogy elősegítse a dolgozók számára a módszerek mesterfokú használatát, és gátat szabjon az eddigi időpazarlásnak. Egyesek az irodai termelékenység növelésének legfontosabb tényezőjeként tekintenek a képzésre, hiszen felismerték, hogy minél többet tanulnak az általuk használt technológiáról, annál többet hozhatnak ki belőle, és annál jobban végezhetik munkájukat.

A termelékenység növelése könnyen megvalósítható, ha a szervezet olyan technológiát vezet be, amely jobb kommunikációt és egyszerűsített munkafolyamatokat tesz lehetővé. Lehetőség azonban mindig lesz a fejlődésre. Például az említett napi átlagosan 25 perc alatt... És hármas szabályunk ígéretes kiindulópontként szolgál mindehhez.